「ムダ会議」の改善で、チームの生産性が上がる!
社員が不満に思う「ムダ会議」の特徴とは

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「これってもしかしてムダ会議?」… 企業における会議の4分の1はムダだと言われており、年間のコストは15億円以上。こんな「ムダ会議」に心当たりはありませんか?

  • なぜ自分が呼ばれているか分からない
  • 何のための会議なのか分からない
  • 会議するほどの内容ではないと感じる etc

このコラムでは、いくつかの調査結果※1を元に、社員が不満に思う「ムダ会議」の特徴を徹底解説します。

1. 業務の 3分の1 は社内会議

1年間に社内会議に費やされている時間は、部長クラスで 434時間にも上るとされています。

1ヶ月の勤務時間を 150時間と仮定すると、 3カ月弱もの時間社内の会議に費やしていることになります。 1万人規模の企業は社内会議に費やす時間がさらに増加し、部長クラスでなんと 630時間、4カ月以上とも言われています。

これは業務全体の 3分の1に相当します。 社外会議も含めると、さらに膨大な時間が会議に充てられています。日本企業では多くの時間、労力、コストをかけて、会議を実施しているということが分かります。

2. 「ムダ会議」の割合は?

しかし、残念なことに、すべての会議が有益とは考えられていません。一部の会議は「ムダ会議」だと思われているようです。

なんと、リーダークラスは 27.5%、メンバークラスは 23.3% の会議をムダと感じています。つまり、社内会議の約 4分の1 は、「ムダ会議」だと思われている、ということになります。これでは参加者のモチベーションも生産性も上がらないでしょう。

上記レポートから、1,500人の企業では年間 91,900時間、10,000人の企業では年間約 67万時間も費やされていることがわかります。人件費を見ると、それぞれ 1,500人の企業で約 2億円、10,000人の企業で約 15.2億円にも上るとの算出結果が出ています。

帝国データバンクの調査※2によると、日本企業の一人当たりの経常利益額は 172万円となっています。この数字に 1,500人、10,000人の従業員数を掛け合わせると、それぞれ 25.8億円、172億円となります。

単純に「ムダ会議」にかかる人件費がすべてなくなったと仮定すると、それぞれ 7.7%、8.8% も計上利益額が改善することになります。

ムダな会議が少しでも減れば、より生産的な業務を行い、売上高や利益の拡大に繋げることできます。従業員のモチベーションの低下も抑えられる可能性もあるでしょう。「ムダ会議」は生産性を低下させる要因の1つといえます。

3. 社員の不満から見た、「ムダ会議」の 3つの特長

では、「ムダ会議」とはそもそもどのようなものでしょうか?ビジネスパーソンの会議に関する不満から見ていきましょう。

最も本質的な問題は 会議が終わっても何もきまっていない状況ではないでしょうか。会議を行うということは、主催者が出席者の業務時間を奪っていると言い換えることも可能です。 そして参加者が多ければ多いほど、より多くの時間が奪われていることになります。

それにも関わらず、会議が終わっても何も決まっていない、すなわち何の成果も出ていない、という状態では、「ムダ会議」と思われてもやむを得えません。会議を開催して参加者を拘束する以上、何らかの成果を出して次につなげていくことが求められます。

最後に

本当に必要な会議だけが、最小限の時間で開催され、会議の成果が確実に出せるようになれば、このようなムダな会議が減り、企業全体の生産性が向上していくことと思います。

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