効率的な会議のためのテクニック 5選!

なんと日本企業では年間、会議で係長クラスで 301時間、部長クラスで 434時間も費やされています!

しかもそのうち 4分の1はムダだと思っているという残念な結果であることを、前回紹介しています。では、どうしたら“ムダな会議”を減らせるのか、今回はこの効率的な会議運営のテクニックをご紹介いたします。どれも難しいものではなく、誰にでも応用できるものばかりだと思いますが、日常的なアクションが重要な意味を持つケースもあります。

まずはできるところから始めてみましょう。

そもそも会議の意義とは?

しかし、ただルーティンで会議をセッティングしてしまうと…

では、どうすればいいか?

  1. デフォルトを 30分に設定する
  2. 会議のゴールとアジェンダを設定する
  3. 出席者には役割を設定する
  4. 日常的にコミュニケーションを取る
  5. 単なる連絡・共有であれば他のツールも活用

以下、ポイントごとに詳しく解説いたします。

1. デフォルトを 30分に設定する

みなさんの企業における会議の標準的な時間はどの程度でしょうか?30分?1時間?もしくはそれ以上でしょうか?

不思議なことですが、この会議時間の長さによって、しっかりと進めれば 30分で終わる会議も、1時間枠で確保されている場合、1時間の中で終わるように会議が進行されてしまうのです。

本来 30分で終わらせることが可能な会議に 1時間かけていたら、開催可能な会議の数も、他の業務にあてられる時間も少なくなってしまいます。また、必要なメンバーを会議に招集できる可能性も高まるため、意思決定のスピードを向上させられるというメリットもあります。

【まとめ】
漫然と 1時間枠で会議をセットするのではなく、まず 30分で会議を進行することを前提として考え、その枠で収まるように進めるためにはどうしたらいいかを考える。

2. 会議のゴールとアジェンダを設定する

30分会議を実施するうえで、会議のゴールとアジェンダの設定は非常に重要です。会議のゴールは、「どのような状 態になったらこの会議が終了(成功)といえるのか」を示すものです。そしてそのゴールを達成するためのアプローチ として必要なアクションがアジェンダとなります。

会議開始時点で、主催者・参加者がともにどの程度の情報を持っているのかを把握し、事前にはどのような意識でいて、それが会議終了時点でどうなっていれば良いのかを想像し、そのトランスフォーメーションを促すためにどのようなアクション(情報のインプットや共感、決定事項の共有など)をとることが必要なのかを考えます。

さらに、そのアクションに必要な時間はどの程度か、その時間を短くするためにどのような準備が必要かを検討し、 必要な準備を実施します。

【まとめ】
会議のゴールを設定し、それを達成するため必要なアクションをあらかじめ想定・用意することにより30分での会議でもゴールを達成し、会議の成果を上げることが可能となります。

3. 出席者には役割を設定する

「なぜ自分が呼ばれたか分からない」というような会議はないでしょうか?

自分に求められている役割がわからない会議に出続けているのはかなりの苦痛です。結局、内職など会議とは関係のない作業が行われ、モチベーションの低下から会議全体の活性化を阻害する要因にもなりかねません。会議に招集する人は最小限にすることが重要です。

会議に参加者を招集するにあたり、なぜその会議に出てもらうのか、主催者としてどのような期待があるのかを検討し、相手に伝えてみましょう。単に「アドバイザー」と書くのではなく、何に対してどのような観点からどういったアドバイスが欲しいのか、など、具体的に記載する方が主催者の意図・期待が相手に伝わり、生産的な議論に結び付きやすくなります。

【まとめ】
主催者の意図、期待をあらかじめ共有し、不要な参加者を呼ばないことにより、会議全体がコンパクトになり、また会議の運営もスムースになることから、結果として会議の時間を短縮させることが可能となります。

4. 日常的にコミュニケーションを取る

2の「会議のゴールとアジェンダを設定する」の部分で、「会議開始時点における主催者・参加者の状態と、終了時点における状態をイメージすることが重要」と書きました。

参加者がどのような情報を持っているか、何が関心事項なのか、どのような状態になることを望んでいるのか、などの情報を持っている方がよりイメージしやすくなりますし、その精度も高くなります。逆も同様で、主催者側の関心事や方向性を理解しておいてもらった方が、そのイメージをよりすり合わせやすくなります。

つまり、会議が始まってから意見のすり合わせを始めるよりも、日常的にコミュニケーションを進めておき、上記のような情報を持っている方が、より円滑な会議を進行しやすくなります。

【まとめ】
日常的に電話、メールといった従来の通信手段だけでなく、SNS やチャットなど様々なコミュニケーション手段を組み合わせて活用し、会議外の部分で相互の理解を深めておけば、実際の会議も円滑に進めることができるようになります。

5. 単なる連絡・共有であれば他のツールも活用

会議を開催する目的は、上層部での決定事項を部下に伝達する、営業状況を各自報告し共有する、課題を洗い出し対策を検討する、ステークホルダー間で何らかの事項について協議し合意する、新たなビジネスモデルについてブレインストーミングを行う、などなど様々です。

しかし、本当に同じ時間に集まって会議をする必要があるのかを、改めて吟味してみるのも一つの方法だと思います。

先に挙げた例で言えば、上層部での決定事項を部下に伝達する、という目的での会議は、メールやチャットなどその他の手段で代替できる可能性があることから、会議の必要性は薄れると考えられます。またその他の目的の会議についても、事前に資料や情報を共有しておくことによりすぐに議論に入ることができ、会議時間の短縮を見込むことができます。

とはいえ、メンバーの温度感や表情など、対面でなければ得られない非言語的な情報も多くあり、チームとしての結束という意味では顔を合わせることも重要です。オンラインとオフラインを適切に使い分け、また時間配分も最適化していくことがポイントでしょう。

【まとめ】
なんでもかんでも対面の会議を開くのではなく、優先順位の高いものを精査し、必要な少人数のメンバーを招集した上、事前に資料や情報を共有することによってコンパクトで内容の充実した会議を開くことができるようになります。

最後に

以上、会議の時間を短縮するテクニックを 5つ紹介しました。会議の時間を短くすることそのものが目的というよりは、短い時間で高い成果を上げ、効率性を高めていくことが、生産性向上につながると考えられます。簡単に実践できるものもあれば、組織によってはハードルが高いものもあるかもしれません。まずはできるところから始めて、少しずつ会議の品質を上げていってみてください。

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