明日から実践!効率的な会議進行テクニック 5選
~ゴール・アジェンダ設定のコツも徹底解説~

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ムダ会議の削減にはセッティングが重要です。ゴールやアジェンダ設定に加え、ツールの利活用も鍵となります。

前回の記事で解説したように、会議の 4分の1は「ムダな会議」であることが分かっています。では、どのように会議を改善していけばいいのでしょうか?

このコラムでは、効率的な会議進行を行う上ですぐに実践できるテクニック 5つを紹介します。

1. そもそも会議の意義とは

実践的なテクニックの前に、そもそもなぜ会議を行うのかについて見ていきましょう。

しかし、ただルーティンで会議をセッティングしてしまうと、以下のような不満が出てしまいます。

2. デフォルトを 30分に設定する

企業における会議の標準的な時間はどの程度でしょうか?30分、1時間、もしくはそれ以上でしょうか?

まずは会議時間のデフォルトを 30分に設定しましょう。 30分で終わる会議も、1時間枠で確保されている場合、1時間の中で終わるように会議が進行されてしまいます。

本来 30分で終わらせることが可能な会議に 1時間かけていたら、開催可能な会議の数も、他の業務にあてる時間も減ってしまいます。また、必要なメンバーを会議に招集できる可能性も高まり、意思決定のスピード向上というメリットもあります。

【まとめ】
漫然と 1時間枠で会議をセットするのではなく、まず 30分で会議を進行することを前提として考え、その枠で収まるように進めるためにはどうしたらいいかを考える。

3. 会議のゴールとアジェンダを設定する

30分会議を実施するうえで、会議のゴールとアジェンダの設定は非常に重要です。

会議のゴールは、「どのような状態になったらこの会議が終了(成功)といえるのか」を考えて設定します。そのゴールを達成するためのアプローチとして、アジェンダを設定します。

会議開始前に、主催者・参加者が持っている情報を把握し、会議終了時点でどうなっていれば良いのかを想像してみましょう。その理想の流れを促すために、必要なアクションをアジェンダに落とし込みます。必要な時間やタスクを検討し、 具体的な事前準備を実施します。

【まとめ】
会議のゴールを設定し、それを達成するため必要なアクション(=アジェンダ)を設定しましょう。 30分の会議でもゴールを達成し、会議の成果を上げる鍵となります。

予定調整だけで満足してませんか?

会議のゴールとアジェンダも

参加者にカンタン共有!

metis

4. 出席者には役割を設定する

「なぜ自分が呼ばれたか分からない」というような会議はないでしょうか?

自分に求められる役割が分からない会議に出席するのは、かなりの苦痛です。結局、会議と関係のない内職などが行われ、モチベーションの低下から会議全体の活性化を阻害する要因にもなりかねません。会議に招集する人は最小限にすることが重要です。

会議に参加者を招集するにあたり、なぜ出席してもらいたいのか、主催者の期待を相手に伝えることが大切です。単に「アドバイザー」と書くのではなく、「何に対してどのような観点からどういったアドバイスが欲しい」など、具体的に記載する方が主催者の意図・期待が相手に伝わり、生産的な議論に結び付きやすくなります。

【まとめ】
主催者の意図、期待をあらかじめ共有。不要な参加者を呼ばないことにより、会議全体がコンパクトに。会議の運営がスムースになり、結果として会議の時間を短縮させることが可能となります。

5. 日常的にコミュニケーションを取る

「会議のゴールとアジェンダを設定する」の部分で、「会議開始時点における主催者・参加者の状態と、終了時点における状態をイメージすることが重要」と書きました。

そのためには、日常的にコミュニケーションを取ることが非常に大切です。参加者が持つ情報や関心事項を把握することで、よりイメージしやすくなります。逆も同様で、主催者側の関心事や方向性を理解しておいてもらうことで、より円滑に会議を進行しやすくなります。

【まとめ】
日常的に、SNS やチャットなど様々なコミュニケーション手段を活用し、会議外の部分で相互の理解を深めておけば、実際の会議も円滑に進めることができるようになります。

6. 単なる連絡・共有であれば他のツールも活用

会議を開催する目的は、上層部での決定事項を部下に伝達する、営業状況を各自報告し共有する、課題を洗い出し対策を検討する、などさまざまです。

しかし、本当に集まって会議をする必要があるのかを、改めて吟味するのも一つの方法だと思います。

決定事項を部下に伝達するのであれば、メールやチャットなどで代替できる可能性があります。またその他の目的の会議についても、事前に資料や情報を共有しておくことで、会議時間の短縮が見込めます。

とはいえ、メンバーの温度感や表情など、対面でなければ得られない非言語的な情報も多くあり、チームとしての結束という意味では顔を合わせることも重要です。オンラインとオフラインを適切に使い分け、また時間配分も最適化していくことがポイントでしょう。

【まとめ】
なんでもかんでも対面の会議を開くのではなく、優先順位の高いものを精査し、必要な少人数のメンバーを招集した上、事前に資料や情報を共有することによってコンパクトで内容の充実した会議を開くことができるようになります。

最後に

以上、会議の時間を短縮するテクニックを 5つ紹介しました。会議の時間を短くすることそのものが目的というよりは、短い時間で高い成果を上げ、効率性を高めていくことが、生産性向上につながると考えられます。まずはできるところから始めて、少しずつ会議の品質を上げていってみてください。

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