Web 会議でモバイルツールを活用する 3つのメリット

1. 時間や場所の制約が減り、意思決定や情報連携がスピーディに

対面会議の場合、全員が同じ会議室に集まる必要があります。そのために、参加者の前後の予定を考慮して、会議の時間や場所をセッティングする手間がかかります。

一方 Web 会議は、その手間を最小化することができます。対面会議より手軽に会議を行えるため、スピードが大事とされる意思決定や情報連携を素早く行うことができます。

2. 在宅勤務でも使える

新しい働き方に対応する形で、在宅勤務を正式な制度として認める企業も増えてきています。在宅勤務ではモバイルツールの活用が必須となるため、今後さらなる普及が見込まれます。

自宅であれば第三者に会話を聞かれる可能性も低いでしょうし、ネットワーク環境も整えられれば、在宅勤務でも会議・打ち合わせを実施することが可能です。

3. コスト削減ができる

モバイルツールの活用することにより、Web 会議が可能になると説明しました。

Web 会議が増えれば、移動にかかる交通費や人件コストを削減することが可能です。

以前は Web 会議システムを導入するために、高額なイニシャルコストがかかっていました。 しかし現在は安価な Web 会議ツールが多く普及しており、手軽に始めることができます。導入後の削減コストを考慮すると、今 Web 会議ツールを導入するメリットは非常に大きいと言えます。

モバイル会議実践のための 5つのポイント

1. Web 会議ツールをそろえる

必要な機能を備えた Web 会議ツールの導入は必須です。現在は Microsoft Teams や Cisco WebEx、Zoom など、多数のメーカーから多様なクラウド型のWeb 会議ツールが提供されています。

これらのツールは、すべて資料の共有や、音声による会話や映像を通してプレゼンテーションも行うことが可能なため、会議が十分に成り立ちます。

特に Microsoft Teams は、Microsoft 365 サービスとの親和性があり、利用率が急激に伸びています。認証やセキュリティなどの管理面においても、同一のポリシーで利用することが可能です。

2. 資料、アジェンダを事前に整理しておく

これは Web 会議に限った話ではありませんが、Web 会議では特に重要なポイントです。対面会議の場合、場の状況や雰囲気を確認することができますが、リモートの場合はそうはいきません。

会議がすぐに始まらなかったり資料が出てこないと、参加者は不安な気持ちになります。会議の開始時間が過ぎてから準備を始めるのではなく、あらかじめ資料やアジェンダを計画しておくことが、会議をスムーズに進行させる上で重要となります。

3. スピーカー、マイクをそろえる

ノート PC には標準搭載のスピーカーやマイクがありますが、外付けの専用デバイスを接続することにより、音声品質が格段に向上します。

USB や Bluetooth で接続できるヘッドセットも、安価で購入できるものが多種揃っています。サテライトオフィスで働く場合は、デバイスを携帯しておくことで、常に音質が維持された状態で会議に出席できます。

4. スマホを活用する

Web 会議で活用できるモバイルデバイスはノート PC だけではありません。

企業によっては利用できないケースもあると思いますが、ツールを導入済みであれば、スマートフォンから会議に参加することも可能です。音声の共有であれば全く問題ありませんし、画面は少し小さいですが資料の参照も可能です。音声通話ができるイヤホンがあれば、手軽に会議に参加することができます。

5. テレワークオフィスを活用する

Web 会議に参加する上で重要な要素の一つが参加場所です。

インターネットへの接続が前提となっていることから、安定したインターネット接続環境を確保する必要があります。一方在宅勤務で、自宅の不安定なネット接続環境にストレスを感じること少なくありません。

そんなときに有効活用できるのが、サテライトオフィスです。

サテライトオフィスでは、機密性の高い個室や会議室を借りることが可能です。セキュリティの担保された WiFi をはじめ、モニターやプロジェクターも利用できるため、設備環境が整った中で会議を行うことが可能です。

最後に

以上、モバイルデバイスを活用した Web 会議のメリットと実践ポイントを紹介しました。モバイル機器のメリットをフル活用し、効率的な会議、効果的な意思決定を進め、業務の生産性向上に繋げましょう。