モバイル機器フル活用で会議を効率化!
3つのメリットと 5つの実践ポイント

モバイルデバイスを活用すれば、全員が同じ場所に集まれなくても、いつでもどこでも柔軟に会議への参加が可能になります。ムダな会議をスマートかつプロダクティブに“スリム化”しましょう。このコラムでは、会議においてモバイルデバイスを活用することのメリットとそのポイントについてご紹介します。

会議にモバイルデバイスを活用する 3つのメリット

1. 移動時間を考慮せずに会議をセットでき、意思決定や情報連携のスピード向上が可能に

対面での会議を行う場合、全員が同じロケーションに集まらなければなりません。しかし、全員が一堂に会することを前提としていると、参加者の居場所や前後の予定も考慮して会議の時間や場所を調整しなければならないため、会議のセッティングがどうしても難しくなりがちです。

一方、リモートからの参加も選択肢に含めれば、勤務場所や前後の予定に伴う移動時間を最小化することができます。会議によっては機密性の高い情報のやり取りが行われる場合もあるでしょうから、情報管理が可能な環境は整える必要はありますが、5つの実践ポイントでも記載している通り、自社オフィス以外でも機密度の高い環境を整えることは容易になりつつあります。

2. 在宅勤務でも使える

これは人事制度にも依存するため、すべての企業で今すぐに実施できるかどうかは別の問題ですが、近年は従業員のライフスタイル・ワークスタイルに合わせた働き方を推奨することが増加してきており、在宅勤務を正式な制度として認める企業も増えてきています。

自宅であれば第三者に会話を聞かれる可能性も低いでしょうし、ネットワーク環境も整えられれば、在宅勤務であっても出社しているのと同じように会議・打ち合わせを実施することが可能です。

3. コスト削減ができる

モバイル機器を活用することにより、ロケーションを選ばずに会議ができることは上述の通りです。もちろんフェイス to フェイスの会議が重要な局面もありますが、すべての会議が必ずしもそうとは限りません。情報共有や連絡などの場合、リモート会議でも十分なケースもあるでしょう。

そのような会議はリモートで行うようにすれば、移動にかかる出張交通費や拘束時間(人件費)を削減することが可能です。

以前は専用のテレビ会議システムと回線を導入することが一般的で、高額なイニシャルコストが発生するだけでなく、そのシステムが設置された会議室でなければ利用することができないという利便性の問題がありました。しかし、様々な Web 会議ツールの普及により、リモート会議のハードルは大幅に低下しています。

モバイル会議実践のための 5つのポイント

1. Web 会議ツールをそろえる

モバイルデバイスだけあってもリモート会議を実施することはできません。オンライン会議の機能を備えたコラボレーションツールを導入することは必須です。現在は Microsoft Teams や Cisco WebEx、Zoom など、多数のメーカーから多様なクラウド型のオンライン会議ツールが提供されています。

これらの Web 会議ツールは、音声だけでなく、映像や資料の共有もできるため、離れたところにいる人たちの表情を見ながら打ち合わせをしたり、プレゼンテーションを聞いたりすることも可能です。資料の共有ができて、音声による会話ができれば、会議は十分に成り立ちます。

とくに、Microsoft Teams は Office 365 の 1機能として提供されているため、その他のサービスとの親和性もありますし、認証やセキュリティなどの管理面においても、同一のポリシーで利用することが可能です。

2. 資料、アジェンダを事前に整理しておく

これはリモート会議に特化した話ではありませんが、リモートでの会議の場合は特に重要になるポイントです。対面での打ち合わせの場合、会議の主催者や司会進行役がどのような状態にあるか確認することができますが、リモートの場合はそうはいきません。

会議がすぐに始まらない場合や資料が出てこないと、単純に準備に時間がかかっているのか、システム面での問題があるのか判別がつきません。会議の開始時間が過ぎてから準備を始めるのではなく、あらかじめ資料やアジェンダ(進め方)を計画しておくことにより、会議をスムースに開始し、進行させることが可能になります。

3. スピーカー、マイクをそろえる

ノート PC には標準でスピーカーやマイクが搭載されていますが、外付けの専用デバイスを接続することにより、音声品質は格段に向上し、会議のコミュニケーションが活性化します。デバイスはさほど高額でもありませんので、オフィスの会議室に据え付けておけば、すぐに接続してリモート会議を開始することができます。

また個人利用であれば、USB や Bluetooth で接続できるヘッドセットも多種揃っていますので、外出が多い方はそのようなデバイスを随時携行しておくことも有効でしょう。個人用のヘッドセットを使って参加可能な会議であれば、わざわざ会議室を予約しなくとも、自席から会議に参加することもでき、会議室の利用効率も向上します。

4. スマホを活用する

リモート会議で活用できるモバイルデバイスはノート PC だけではありません。

企業によってスマートフォンの配布・管理ポリシーが異なるため、企業によっては利用できないケースもあると思いますが、スマートフォンから会議に参加することも可能です。音声の共有であれば全く問題ありませんし、画面は少し小さいですが資料の参照も可能です。音声通話もできるイヤホンがあれば、非常に手軽に会議に参加することができてしまいます。

5. テレワークオフィスを活用する

冒頭の 3つのメリットでも少し触れましたが、リモート会議に参加するうえで重要な要素の一つが参加場所です。オフィスの外部から参加する場合は、会議の音声や資料が第三者に筒抜けになってしまうようでは問題になるケースもあるでしょう。

また、Web 会議システムはインターネットへの接続が前提となっていることから、安定したインターネット接続環境も確保する必要があります。自宅などであれば問題ないかもしれませんが、外回りの移動中などの場合は難しい場合もあるでしょう。

そんなときに有効に活用できるのが、近年その数が増加しているサテライトオフィスです。

サテライトオフィスそのものは複数の事業者で共有するコワーキングスペースですが、機密性の高い個室や会議室を借りることが可能です。セキュリティの担保された WiFi が利用でき、かつモニター、プロジェクターなどの設備が整っていることも多いことから、自社のオフィスにいるのと変わらない(場合によってはそれ以上の)品質で会議を行うことが可能です。

契約の形態や金額、ロケーションなどは提供事業者によってまちまちですが、働き方改革の流れを受けて、今後もサービスが拡充されることが期待されます。

最後に

以上、モバイルデバイスを活用したリモート会議に関する、3つのメリットと 5つの実践ポイントを紹介しました。企業の制度面に依存する部分はどうしてもありますが、モバイル機器のメリットをフル活用し、効率的な会議、効果的な意思決定を進め、業務の生産性を向上させてください。

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