チームやプロジェクトのタスク管理、どうすればいい?
重要ポイントと役立つツールを紹介!

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タスクが漏れなく、遅延なく、正しく遂行されることにより、その業務が前に進みますし、タスク同士の依存関係がある場合もあるので、タスクの進捗管理は非常に重要です。しかし、そんな重要なはずのタスクですが、なぜ正しく管理していくことが難しいのでしょうか。

1. タスク管理の難しさとは

どの業界業種でも、必ず個人単位のタスクが存在します。

一般的に、タスクには納期と担当者が設定され、正しく進捗したかどうかの管理業務が発生します。タスクの進捗状況は、業務を遂行するにおいて非常に重要です。

問題は、タスクのアサイン方法です。大抵の場合、ミーティングで「じゃあ〇〇をやるから、△△さんよろしく」「はい、わかりました」というように口約束で決まってしまうことが多いように思えます。しばらくして「あのタスクどうなった?」と聞かれ、(あ、忘れてた…)と冷や汗をかいた覚えが誰しもあるのではないでしょうか。

もしくは、きちんとタスク管理が行われている場合であっても、プロジェクトによってタスク管理ツールがバラバラというケースもあるでしょう。このように、タスク管理を正しく管理することは簡単ではありません。

2. タスク管理ツール難民になっていませんか?

タスク管理ツールの飽和状態も、タスク管理の難しさを加速させています。Trello, Todoist, Asana, Backlog, JIRA など、多様なツールが存在しています。しかし、プロジェクト単位、個人単位でバラバラのツールを使用しているということも少なくないでしょう。

複数のツールを併用する人の中には、結果的に自分のタスクが分からなくなるという状況に陥ってしまいます。タスク管理を行うことが目的化してしまい、本来遂行すべき業務がおろそかになってしまうのは、本末転倒ですよね。

3. タスク管理を考える上で大事なこと

タスク管理をするうえで重要なポイントは、実はチームと個人で異なるものになります。「いつまでに」という納期の情報は組織でも個人でも共通して重要ですが、チーム観点の場合、以下のような要素も重要となります。

  • チーム全体のタスク
  • 誰がタスクを持っているか(または持っていないか)
  • タスク間の整合性は取れているか
  • 事業やプロジェクトの推進を阻害している要素はないか

チーム観点では、全体を俯瞰した上で、上記のポイントを簡単に把握できる必要があります。

一方個人観点では、自分のタスクだけでなく、複数のプロジェクトに関与している場合、それらを横断的に把握することが求められます。

4. タスク管理のおすすめツールを紹介

タスク管理と一口にいっても、チーム観点と個人観点によって重要視されるポイントが変わってきます。これは、管理ツールにも同様の機能が求められることを意味します。

チームの観点と個人の観点の両方を満たす機能が提供されるツールとは、何でしょうか?前述の Trello や Asana、またマイクロソフトが提供する Microsoft Planner が当てはまります。

チームのタスク管理 - Microsoft Planner
https://products.office.com/ja-jp/business/task-management-software

タスクの管理業務そのものから何か新たな価値が生み出されることはありません。価値はタスクを実施し、事業やプロジェクトを推進することによって初めて生み出されます。タスク管理のストレスが少なく、タスクそのものに集中できるよう、管理者にとっても個人にとっても使い勝手の良いツールを選択し、円滑にビジネスを推進できる環境を整えましょう。

個人とチームの視点を両立

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