みんなお困りタスク管理 なぜ標準化が難しいのか

みなさまこんにちは。今日はタスク管理をテーマに書いてみたいと思います。

「タスク管理は重要ですか?」と聞かれれば、「Yes」と答える方が大半でしょう。タスクが漏れなく、遅延なく、正しく遂行されることにより、その業務が前に進みますし、タスク同士の依存関係がある場合もあるので、タスクの進捗管理は非常に重要です。しかし、そんな重要なはずのタスクですが、なぜ正しく管理していくことが難しいのでしょうか。

漏れ、自己流、不統一…タスク管理の難しさの原因は一体どこに?

顧客から受託している開発プロジェクトや、自社の業務改善、調査レポートの作成など、業務内容は様々なものがあると思いますが、その仕事に取り掛かる際、組織やチームとして何らかのイシューを達成するために必要な様々な業務が分解され、個人の遂行すべきタスクというものは必ず発生します。

そしてそのタスクにはたいていの場合、納期と担当者が設定され、正しく進捗したかどうかの管理業務が発生します。業務遂行のためにはタスクの実行が重要なのはみな十分理解しているはずですが、例えばミーティングで「じゃあ〇〇をやろう、△△さんよろしく」「はい、わかりました」と決まっても、しばらく経ってから「あれどうなった?」と聞かれ、(ヤバい、忘れてた…)と冷や汗をかくこともあるのではないでしょうか。

もしくは、きちんとタスク管理が行われている場合であっても、個人が自分にアサインされたタスクだけを管理しているようなケースや、プロジェクトによって異なる管理形態がとられていてバラバラ、というケースもあるでしょう。重要なはずのタスクですが、なぜ正しく管理していくことが難しいのでしょうか。

管理ツール戦国時代!? タスク管理に王道なし?

タスク管理の難しさは、タスク管理ツールの乱立状態からも読み取れるように思います。Trello, Todoist, Asana, Backlog, JIRA など、多様なツールが各サービスベンダーから提供されていますが、デファクトスタンダードとまで呼べるツールとして定着しているものがあるかといわれると、なかなか難しいところです。組織として統一できているところもあれば、プロジェクト単位、個人単位でバラバラだったりすることもあるでしょう。

タスク管理の標準化を難しくしている要素の一つに、ツールの導入費用もあると思いますが、それ以上に大きな影響を持つと考えられる要素として、組織におけるタスク管理は「組織」と「個人」のダブルスタンダードである、という点に着目してみたいと思います。

タスク管理の視点は「組織」と「個人」で違う

タスク管理をするうえで重要なポイントは、実は組織と個人では異なります。「いつまでに」という納期の情報は組織でも個人でも共通して重要ですが、組織観点の場合、以下のような要素も重要となります。

  • 全体としてどのようなタスクがあるか
  • 誰がタスクを持っているか(または持っていないか)
  • タスク間の整合性は取れているか
  • 事業やプロジェクトの推進を阻害している要素はないか

つまり、組織やプロジェクトを全体的に俯瞰して、不整合や阻害要因、メンバー間での不均衡が生じていないか、などを簡単に把握できることが求められます。

一方、個人観点の場合は、自分に何のタスクがアサインされているかが気になりますが、複数の組織やプロジェクトに関与している場合、それらを横断的に把握することが求められます。つまり、それぞれのプロジェクトごとに自分のタスクを確認するのではなく、すべてのプロジェクトにおいて今自分がアサインされているタスクの一覧が必要となるわけです。

集中と全体の俯瞰を同時に行えるビューが提供されているツールとは?

このように、タスク管理といっても組織の観点と個人の観点では管理業務のスコープが異なることから、おのずと重要視されるポイントも変わってきます。それはすなわち、管理ツールにも同様の機能が求められることを意味し、組織の観点と個人の観点の両方の要求を満たすビューが提供されることが望ましいでしょう。前述の Trello や Asana、またマイクロソフトが提供している Planner などはこれらの機能を有しています。

チームのタスク管理 - Microsoft Planner
https://products.office.com/ja-jp/business/task-management-software

タスクの管理業務そのものから何か新たな価値が生み出されることはありません。価値はあくまでもタスクを遂行し、事業やプロジェクトを推進することによって生み出されます。ですので、タスク管理のストレスが少なく、タスクそのものに集中できるよう、管理者にとっても個人にとっても使い勝手の良いツールを選択し、円滑にビジネスを推進できる環境を整えましょう。

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