Web 会議でも生産的な議論を行うためには?
重要ポイントと便利なツールを徹底解説!

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新型コロナウイルスの影響によって、大都市圏を中心に企業でも在宅勤務、テレワークがかなり普及したように感じられます。 しかし一方で、実際にテレワークを実施してみた結果、いろいろな課題が浮かび上がってきているのではないでしょうか。

今回は、Web 会議で気を付けるべきポイントや、 Web 会議で活用できるツールについて紹介していきます。

Web 会議で確実に結論を出し、成果に結び付けるテクニック

以前のコラムにて、ムダ会議の最大の特徴として「会議が終わっても何も決まっていない」というものを挙げました。

会議をするということは、裏を返せば参加者を拘束し、他の仕事をする時間を奪っているとも言えるでしょう。つまり、何も決まっていない会議 = 「ムダ会議」だと思われてもやむを得ないということになります。

会議を開く以上、何かを実施する/しないといった意思決定をする、参加者の合意を形成するなどの成果がなければなりません。

これは Web 会議において、さらに重要性を増します。

「メラビアンの法則」をご存じでしょうか。

1971年にアメリカの心理学者アルバート・メラビアンが提唱した概念で、話し手が聞き手に与える影響のうち、「言語情報」「聴覚情報」から得られる情報は45%に過ぎず、半分以上の影響は見た目や表情などの「視覚情報」によりもたらされるとするものです。

Web 会議の難しさとは?

対面会議の場合、我々は出席者の発言や資料に記載された情報だけでなく、その場の雰囲気や、参加者の微妙な表情の変化やしぐさなど、非常に多くの非言語的要素から無意識的に情報を得て、判断しながら議論を進めています。

特に日本においては、場の空気を読む(忖度する)という言葉に象徴される通り、「言わなくてもわかる」ということが前提となって会話が進められることも多いでしょう。あいまいで婉曲的な表現が好まれる日本語もそれをよく表しています。

しかし、Web 会議ではどうしても限界があります。

対面の会議と比べれば、Web 会議で得られる情報量が少ないことは明白です。

発言者の顔はカメラで確認できるものの、参加者が多いような場合は、各参加者の細かな表情の変化までとらえることは不可能です。対面の会議に慣れきってしまっていると、どうしてもWeb 会議に物足りなさを感じるケースも出てくると思います。

Web 会議で気を付けるべきこと

そこで、オンラインの会議の場合は対面 の会議よりも、会議の進行や発言の仕方により気を配る必要があります。

相手に伝わりやすく、かつ誤解を避ける表現の仕方を心がけることも重要ですし、会議の出席者全員が正しく共通理解が得られたかどうかを確認することも大事です。

そしてその結果を記録として残し、すべての参加者が簡単に共有、参照できるようになっている必要があります。その内容は発言録だけでなく、結論や、その中で発生した タスクについても同様です。

会議で結論やタスクが決まっても、会議の後に、決定した事項に基づいたアクションが実行されなければ、会議を実施した意味がありません。単に会議で結論やタスクを決めるだけでなく、それをビジネスに生かして、はじめてその会議に価値があったということができます。

Web 会議で成果を出すためには、ツールが不可欠

しかし、毎日の会議でこれらのことを意識し続けるのは簡単ではありません。また、Web 会議を行う上でツールの活用は必須とも言えます。

metis sofie は、会議における重要なプロセスがきちんと実施されるようサポートします。 Microsoft Teams 上で動作するこのアプリケーションは、以下のような機能を 1つの画面に集約し、誰でも簡単に会議を進行して成果を出すことができる機能を豊富に提供しています。

  • 会議のゴールやアジェンダが一目でわかり、アジェンダごとのタイムマネジメントができる
  • 使用する資料を簡単に参照できるだけでなく、過去の会議の資料もすぐに参照できる
  • 議事メモから決定事項や To Do に変換でき、明確な結論を参加者で共有できるとともに、タスクは Microsoft Planner に格納され、タスクの埋没を防ぐことができる
  • 会議結果はワンクリックで参加者に共有できる

Web 会議の場合は、コミュニケーション情報の半分以上を占める「視覚情報」が大幅に制約されることから、意識的に言語化して記録をすることにより、認識のずれや誤解が発生する危険性を軽減することができます。

対面の会議ではどうしてもおざなりになりがちな部分ではありますが、ここをおろそかにしてしまうと、 間違った認識のまま参加者がビジネスを進めてしまって手戻りが発生したり、誰も対応せずにビジネスが停滞してしまったりという状況が発生するリスクが高まります。

テレワークで離れた場所にいても、Microsoft Teams や metis sofie といったツールを活用し、コミュニケーションを円滑化させるとともに、ビジネス上の成果に結び付けていくことが、アフターコロナのビジネスの成功に直結してくるかもしれません。

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