【基礎編】タスク管理ツール「Microsoft Planner」
徹底解説

本コラムは 2020年 6月時点の情報に基づいて執筆しています。Microsoft 365 のプランや Microsoft Planner の画面・機能については変更される可能性があります。

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業務を効率的に行うために、日々のタスク管理は欠かせません。その上で、抜け漏れを防止してくれるタスク管理ツールを利用している方も多いのではないでしょうか?

今回は、Microsoft 365 のチームタスク管理ツール Microsoft Planner を使いこなすためにまず知っておきたいことを 以下のポイントごとに詳しく解説していきます。

1. Microsoft Planner とは?どうやって使用できる?

Microsoft Planner(以下、Planner)というツールをご存じでしょうか。Planner はマイクロソフトが提供しているクラウド型のタスク管理ツールです。Office 365 に付属したアプリケーションであり、2020年6月現在のライセンス体系では、Office 365 E1、Office 365 E3、Office 365 E5 のプランに含まれています。

Office 365 E1 以上のプランを契約していれば無料で使用できるタスク管理ツールと捉えることもできるでしょう。

2. かんばん方式でタスク管理

タスク管理のためのツールには様々なものがありますが、Planner の特徴は 「かんばん方式」にあります。

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かんばん方式とは、トヨタ自動車株式会社が生産管理プロセスの最適化のために、「必要なものを、必要な時に、必要なだけ」供給する仕組みとして生み出した方式です。この方式がタスク管理の考え方にも応用されています。

各タスクを実施状態(未着手・実施中・完了)ごとに分けて表示することにより、誰が何のタスクを実施していて、どのくらいのタスクが残っているのかを視覚的に把握することができます。

同じチームにいても、他の人が何をしているのかよくわからないという状況が生まれがちですが、かんばん方式によって、 チームのタスク実施状況を簡単に可視化することができ、タスクの進捗確認や改善のためのコミュニケーションが促進されます。

3. Planner が向いている業務とは

かんばん方式について説明した通り、この方式のポイントはチームにおける状態の可視化にあります。他の人が何をしているのか、遅れはないか、関連するタスクは何があるか、などをチーム全員が把握することにより、必要なコミュニケーションが行われ、タスクの手戻りや同じタスクの重複などのリスクを軽減することができます。

つまり、かんばん方式を取り入れている Planner は、複数人が集まって実施する業務、つまり チームやプロジェクトのタスク管理に最適です。 実はマイクロソフトは Microsoft To Do という別のタスク管理ツールを提供していますが、その意味で Planner はチーム・プロジェクト向けのタスク管理ツール、Microsoft To Do は個人向けのタスク管理ツールとすみ分けることができます。

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4. Planner のプラン、バケット、タスク、チェックリストとは

Planner の使い方を学ぶ前に、簡単に Planner の持つ概念を整理しておきます。聞きなれない用語もありますが、あまり意識せずに使用することもできます。すぐに利用イメージが湧かなくても、まずは使い始めてみるということがタスク管理を成功させる第一歩となります。

プラン プロジェクトやチームなど、最も大きな分類の単位。この単位でアクセス制限をかけることができる
バケット プランより一つ下の階層にある分類の単位。カテゴリー分類などができる
タスク バケットより一つ下の階層にある単位。一般的に言われる「タスク」と同義と考えてよい
チェックリスト タスクのさらに細分化した単位。タスクを実施するうえで必要な最小単位の作業項目
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