Microsoft 365 x Microsoft Power Platform を利用した業務の手間を削減する方法

さまざまな手間がかかる作業を
アプリに任せて効率化！

アンケートの実施や Excel によるレポートデータ集計、問い合わせ管理といった作業は、手間がかかるものの、日々の業務を進めるためにどうしても発生します。このような作業を定型化・自動化するアプリを作り、利用すれば業務の手間を削減できます。

ユーザー自身で業務の手間を削減するアプリを作り、利用する内製化の実現に向け、いま「ローコード開発」が注目を集めています。

そんな「ローコード開発」を実現するプラットフォームの中でもおススメなのは、Microsoft 365 と親和性の高い、 Microsoft Power Platform（以下、Power Platform）です。この Power Platform は Microsoft Teams をはじめとするコミュニケーション機能を提供する Microsoft 365 を拡張する形で利用でき、たとえば「受信メールの添付ファイルを自動保存する」アプリなど、業務のちょっとした手間を削減するのに役立つアプリを作ることができます。

ローコード開発を
進める上で出てくる課題

Microsoft 365 と Power Platform の組み合わせは、全従業員が利用している Microsoft 365 をベースとしているため、利用方法のイメージが付きやすくお手軽に利用できます。しかし、「アプリ開発」「インフラ整備」の点で乗り越えるべき課題があります。

アプリ開発を
どのように進めればいいか分からない

IT 部門とユーザー部門の役割分担が分からない
ユーザーに作ってもらおうと思ってもどのように教えればいいか分からない
Power Platform の仕様や、やってはいけないことが分からない

インフラ整備を
どのようにすればいいか分からない

ユーザーに利用してもらうための制限方法が分からない
セキュリティリスクを軽減する設定や考慮点が分からない
アプリのライフサイクルに合わせて運用するための設定が分からない

ローコード開発を進めるための
4つの勘所

Microsoft 365 × Power Platform の利用を進めるには、4つの勘所「進め方・体制・施策・管理」について検討して進めることをオススメしています。

進め方

スモールスタートを採用し、ユーザーの理解を促しながら徐々に広げることでトライを推奨する文化を作る。

体制

IT 部門とユーザー部門が協調できる体制を整え、アプリ作成をけん引するパワーユーザーをサポートできる体制を作る。

施策

ユーザーの気持ちに立った施策を随時実行することで、業務への取り込みをあきらめないモチベーションを維持する。

管理

自由と統制のバランスを利用状況に応じて見極め、適切に変更し続けることで快適な利用環境を実現する。

具体的な 4つの解決策とは？

ユーザーによる内製化を実現するためには「小さく始めて課題をクリアし広げていく」ことができる「スモールスタート」がオススメです。

進め方を 4つのプロセスに分け徐々に進めることで、ユーザーと共に手を取り合いながら進めていけるだけでなく、自社の業務に合った使い方を見極め、効果のあるところから使い始めるなど、その時々の状況に合わせて使い始めることができます。

スモールスタートを採用した
プロセス例

「ローコード開発」による内製化（ユーザー自らの手でアプリを作り利用する）を実現するためには、部門内での利用を積極的に進めたいと考えているユーザーをサポートする体制を構築し、継続的にユーザーへ働きかけていくことが重要です。

そんな継続的に働きかけていく体制を構築・維持するためには、ユーザー部門と IT 部門の協調体制を敷くことが成功への第一歩となります。

そのためには、ユーザー部門内で積極的にアプリを作り、利用を促進してくれる「パワーユーザー」を中心に、4つの役割を定義し、それぞれの役割をユーザー部門・ IT 部門ともに理解し意識して施策を実行していくことが有効です。

体制に必要な役割例

内製化の実現に向けて歩みを進めるためには、ユーザーの「やりたい」という気持ちを優先した支援施策を実施していけるかがカギになります。

施策は、「ローコード開発」を受け入れるユーザーの気持ちを踏まえ、伴走していくことを意識することが非常に大切です。

具体的には、学習の 4ステップに沿ったユーザーの状態に合わせ、ユーザーが「挫折しないようにサポートする施策を次々に提供していくこと」が重要です。

学習ステップに沿った支援策例

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内製化を定着させるためには、ユーザーに内製化を促し、Power Platform の利用率を上げていくことも重要ですが、「セキュリティ事故」や「コスト超過」を防ぐための管理も重要です。

それ以外にも、積極的に利用されることで発生する「野良アプリの乱立」や「障害の多発」などといったユーザーが利用しようと思う気持ちにブレーキをかけてしまう事象を防いでいくことも管理には求められます。

ユーザーが気持ちよく利用でき、セキュリティやコストの面でもバランスの取れたインフラとして提供し、内製化を推進していくためには、自社の状況に合わせた「自由と統制」のバランスを常に模索していく必要があります。

自由に比重を置いた場合

自由に比重を置いた-イメージ図 — 自由に比重を置くと
想定外トラブルの温床に・・・

統制に比重を置いた場合

ユーザーによる内製化を実現するためには「小さく始めて課題をクリアし広げていく」ことができる「スモールスタート」がオススメです。

進め方を 4つのプロセスに分け徐々に進めることで、ユーザーと共に手を取り合いながら進めていけるだけでなく、自社の業務に合った使い方を見極め、効果のあるところから使い始めるなど、その時々の状況に合わせて使い始めることができます。