アメリカでは、Fortune 100 社のうち約 9割が導入していると言われている Microsoft Teams。
もはやビジネスには欠かせないツールとなっています。
Microsoft Teams を活用することで、社員間のスムーズなコミュニケーションはもちろん、
仕事そのもののスピードや、働き方までもが変わります。
リアルタイム性の観点では、チャットは電話とメールの中間に位置します。電話ほど相手の時間を拘束しないうえに、メールよりもリアルタイム性は高く、さらに反応が比較的早く得られやすいと、チャットはまさに両者の“いいとこ取り”。チャットしながらマルチタスクを処理できる Microsoft Teams では、仕事のスピードが格段に上がります。社内はもちろん、社外パートナーとのコラボレーションでも同様に効果を発揮します。
Microsoft Teams では、1対1のチャットはもちろん、1対多のグループチャットが可能。グループメンバーの管理や、チャット履歴の保管・表示、チャット上で交換された Wordや Excel、SharePoint など各種ファイルの共有から共同編集まで、コラボレーションに必要な機能を１アプリケーションで実現できます。様々なアプリケーションを個別に立ちあげたり、あちこちに散らばった資料を探したりといった手間がなく、生産性がアップします。
「おつかれさまです」の定型文から始まり、cc に加えるメンバーを選んだり、メーリングリストを申請したりと煩雑な作業が多い社内メール。いっぽう、Microsoft Teams では自由にチームを作成できるうえ、チャットでリアルタイムに要件を簡潔に伝えられます。さらに、相手コメントへの同意は「いいね！」の 1クリックでも表せます。チャットならではのシンプルなコミュニケーションが、コラボレーションのさらなるスピード向上をもたらします。
社内外でのコラボレーションの生産性アップには、目的に応じて適切なコミュニケーションチャネルを選ぶことがとても重要です。メールベースでのコミュニケーションでは、本来メールに適さないニアリアルタイムのコミュニケーションが横行していたり、時系列で整理されているメールから必要事項を探すことに手間取ったりと、生産性が低下しているケースは少なくありません。Microsoft Teams 導入による多くのメリットのひとつが、圧倒的なメール数の減少。情報管理の効率が何倍にも上がります。
チャットでやり取りされたデータはオンライン上に保存されているので、社外からも素早くアクセス可能。社内の自席 PC だけでなく、営業先、出張先など様々なシーンで、モバイルから社内外メンバーとコラボレーションできます。「一度オフィスに戻ってから」という従来の常識を覆すとともに、様々なワークスタイルにフィットします。
コラボレーションに付随するファイル共有や共同編集、オンライン会議、コラボレーション範囲の設定等、ビジネスで必要な機能はすべて Microsoft Teams ひとつで完結します。主要な Office 系クラウドサービスが集約しているので、これまでのように目的ごとに様々なアプリを起動する必要がなく、効率的に仕事が進みます。
これまでのメール主体のコラボレーションでは、コミュニケーション履歴は過去メールを差出人等で探したり、メールは時系列に整理されることが多く、途中に別案件のメールを読みだしてしまったり。はたまた、書類が添付されたメールを探したり、最終版のファイルを探すのに時間がかかったりします。
Microsoft Teams では、データは全てチーム毎に整理されるから、チームに入ったらその業務に必要な情報（コミュニケーションの履歴、ファイル）はそこに保存されており、専念したいトピックだけにフォーカスして仕事を遂行できます。
Office 365 だけでなく、様々な外部アプリとも連携できます。利用可能な外部アプリは Teams 上にあるストアから簡単に検索することができ、プロジェクト管理やスケジュール管理、顧客管理などのほか、開発者ツール、通信ツール、人事ツールなど多岐にわたります。上手に組み合わせることで、Teams の機能が個々に適した、より充実したものになります。
市場にあふれる多種多様なコラボレーションサービスと比較し、セキュリティが強固であることも Microsoft Teams の強みです。情報システムの管理の及ばない現場で氾濫している SaaS を統制するには、最新の IT を現場に提供する必要があります。Microsoft Teams を導入することで、会社のセキュリティ方針に紐づくビジネスチャットツールをユーザーに定着させることができます。
Microsoft Teams が機能する為に必要なサービス、Exchange Online や SharePoint Online、OneDrive 等は Office 365 ライセンスに含まれており、追加コストは必要ありません。ファイル共有サービス、ビジネスチャットサービスなど他社類似サービスの利用費用を抑制し、IT 投資の効率性を上げることができます。
簡単にチームを作れるから、
使われないチームが増えたり、同じような目的や名前のチームが増えたり、チームが使うデータ容量がどんどん増えたり、管理の悩みは尽きません。
Microsoft Teams は、何に使うの？あのツールと何が違うの？ 使い道が分からない、などユーザーからの様々な質問に対応しないといけません。スムーズに大規模展開するには、事前に考慮すべきポイントが沢山あります。
想定以上のスピードで利用が進むと、まずは手作業で十分と思っていた運用管理が破綻。運用をルール化、プロセス化する必要性に迫られます。
社内に Teams を浸透させるためには、まずプロジェクトベースなどの一部のチームから始め、シミュレーションをしっかり行ったうえで徐々に全社展開していくのが理想的。 しかし導入時にスムーズに起動しなかったり、マニュアル指導が徹底していなかったりとつまづきが多いと、結果的にエンドユーザーに信頼されないという結果に陥ってしまいます。
Teams の機能は多岐にわたり、状況や業務シーンによって最適な活用方法は様々です。
JBS では、基本的な機能から企業独自のルールまで、導入時のシステム運用設計をしっかりとご提案します。
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